Garante Privacy. Si al Gps sui mezzi aziendali ma deve essere disinseribile e senza controllo continuativo

Garante Privacy. Si al Gps sui mezzi aziendali ma deve essere disinseribile e senza controllo continuativo

Flotte aziendali, sistemi GPS con privacy incorporata

La privacy va tutelata fin dalla fase di progettazione di un prodotto o di un servizio. L’Autorità, in applicazione del Regolamento Ue, ha ingiunto per la prima volta a un fornitore di servizi di geolocalizzazione, di incorporare il “diritto alla privacy” direttamente nelle funzionalità del prodotto, attenendosi al principio di minimizzazione dei dati e a quello di privacy by design e privacy by default. Il cliente potrà cosi usufruire di un sistema pienamente adattabile alle proprie esigenze organizzative e di sicurezza [doc. web n. 9023246].

Il servizio “standard” dovrà essere rimodulato con particolare riguardo agli intervalli temporali di rilevazione della posizione geografica dei veicoli (allo stato fissati, rispettivamente, tra i 30 e i 120 secondi) ed ai tempi di conservazione dei dati (ora stabiliti in 365 giorni) nonché alla memorizzazione e messa a disposizione delle mappe di tutti i percorsi effettuati. La società dovrà, inoltre, informare chiaramente i propri clienti circa la possibilità di adattare le caratteristiche del servizio alle concrete finalità perseguite. La funzione che consente la disattivazione del GPS dovrà essere resa disponibile per tutti i tipi di abbonamento al servizio senza eccessivi costi aggiuntivi. L’intervento del Garante ha preso l’avvio dalla segnalazione di un dipendente di una società che utilizza il servizio di localizzazione sulla propria flotta aziendale e si è reso necessario a causa della diffusione sul mercato del servizio le cui caratteristiche non sono risultate conformi alla normativa in materia di protezione dei dati e a quella sui controlli a distanza dei lavoratori.

Dagli accertamenti, svolti dall’Autorità anche con la collaborazione ispettiva della Guardia di Finanza,  è emerso, infatti, che il sistema, delle cui caratteristiche peraltro i dipendenti non erano stati informati, consentiva il monitoraggio continuo dell’attività del dipendente, in violazione dei principi di necessità e proporzionalità. Per di più, visto che le autovetture potevano essere utilizzate anche al di fuori dell’orario di lavoro e pure da congiunti dei dipendenti, tale sproporzionata attività di raccolta e conservazione dei dati tratti dalla geolocalizzazione del veicolo consentiva di fornire informazioni sul lavoratore non rilevanti rispetto allo svolgimento dell’attività lavorativa (in violazione di legge, in particolare dell’art. 8 dello Statuto dei lavoratori) nonché su terzi estranei.

Il Garante, quindi, ha vietato l’ulteriore trattamento dei dati alla società che ha installato il sistema ed ha altresì prescritto al fornitore di adeguare il sistema alla disciplina europea sulla protezione dei dati.

Garante Privaci – News Letter n. 433

Sì al Gps sui mezzi per raccolta rifiuti, ma senza controllo continuativo

La localizzazione dei veicoli aziendali non può realizzare un monitoraggio costante dei lavoratori. Questa la decisione del Garante della privacy in merito alla richiesta di verifica preliminare, presentata da un´azienda che si occupa di raccolta dei rifiuti, relativa ad un sistema Gps installato su automezzi e apparati mobili in dotazione  ad autisti ed operai [doc. web n. 6495708]. Scopo del sistema, quello di assicurare il migliore impiego delle risorse, il coordinamento dei mezzi, la sicurezza del personale e tutelare il patrimonio aziendale. In quest´ottica la società ha correttamente provveduto ad acquisire la specifica autorizzazione da parte della Direzione territoriale del lavoro, nel rispetto della disciplina in materia di controllo a distanza dei lavoratori, anche dopo le modifiche introdotte dal cosiddetto Jobs Act. I dati concernenti la  posizione geografica dei dispositivi radiomobili assegnati alle squadre a piedi, non verranno  memorizzati, diversamente da quelli  dei dispositivi installati sui mezzi di raccolta “porta a porta” che saranno invece registrati.

Nell´esaminare il progetto, il Garante ha sottolineato che i dati delle coordinate geografiche, contrariamente a quanto sostenuto dalla società, non possono considerarsi anonimi, in quanto, sebbene il sistema di geolocalizzazione non li associ direttamente ai singoli operatori, l´incrocio con i dati del “sistema turni”, preordinati da uno specifico software, consente di risalire all´identità del dipendente a cui sia stato assegnato uno specifico dispositivo.

Per evitare il controllo continuativo a distanza dei lavoratori l´Autorità ha dunque proposto una rilevazione cosiddetta  “ad eventi”, che dovrà avvenire nel momento in cui l´automezzo giunga in prossimità di un punto di raccolta già precedentemente georeferenziato.

Il Garante ha ammesso il trattamento dei dati raccolti nei due distinti sistemi (geolocalizzazione e predisposizione dei turni) per l´ulteriore finalità di individuazione e gestione di eventuali anomalie nello svolgimento del servizio, in conformità alla vigente disciplina del lavoro sui controlli a distanza, purché nel rispetto delle previste garanzie a tutela e protezione dei dati degli interessati e con modalità proporzionate. In tal senso, il Garante  ha precisato che la consultazione di questi dati potrà esser effettuata  (a cura degli incaricati, dotati di credenziali di accesso personalizzate, e registrata in appositi file di log) solo in presenza della concreta ricorrenza di anomalie (es. gravi irregolarità nel servizio) che siano state predeterminate e rese note ai lavoratori insieme alle modalità  per l´eventuale trattamento dei dati.

Tra le misure previste in generale dal Garante, la necessità di trattare solo i dati necessari, pertinenti e non eccedenti entro limiti temporali congrui rispetto alle finalità perseguite. Trascorso il termine di conservazione dei dati, questi potranno essere storicizzati solo in forma anonima. Il trattamento dei dati personali dovrà essere notificato all´Autorità e dovranno essere adottate idonee misure di sicurezza a protezione degli stessi.

Garante per la protezione dei dati personali. News Letter 429

Provvedimento del 19 luglio 2018 [9039945]

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